1. Giới thiệu về Công ước Apostille

Là thành viên của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế (HccH) từ năm 2013, việc gia nhập Công ước Apostille là dấu mốc quan trọng thể hiện nỗ lực tham gia ngày càng sâu rộng và thực chất hơn vào hoạt động của HccH nói riêng và quá trình hội nhập quốc tế nói chung của Việt Nam.

Với việc Việt Nam gia nhập, Công ước Apostille hiện có 129 quốc gia thành viên. Công ước gồm 15 điều nhằm tạo điều kiện thuận lợi để giấy tờ công của quốc gia thành viên này được lưu thông, sử dụng trên lãnh thổ quốc gia thành viên khác. Công ước cách thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước tại cả nước gốc và nước tiếp nhận giấy tờ (chứng nhận lãnh sự tại nước gốc và hợp pháp hóa lãnh sự tại nước tiếp nhận giấy tờ) bằng việc cấp tem Apostille tại nước gốc.

Giấy tờ công được xác định theo pháp luật quốc gia gốc trong phạm vi được nêu tại Điều 1 Công ước: các giấy tờ được lập bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bao gồm cả các cơ quan tư pháp), các giấy tờ hành chính, các văn bản công chứng, các văn bản chứng thực chữ ký và chứng nhận chính thức trên các giấy tờ được ký với tư cách cá nhân (trừ các giấy tờ được lập bởi viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự và các giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan). Lưu ý rằng đối với các giấy tờ liên quan đến hoạt động thương mại hoặc hải quan “bị loại trừ ra khỏi phạm vi hiệu lực của Công ước vì các Quốc gia đàm phán Công ước (chủ yếu là các Quốc gia châu Âu…) đã không yêu cầu các giấy tờ đó phải được hợp pháp hoá, hoặc đã có thủ tục đơn giản hoá cho việc xuất trình các giấy tờ đó”. “Trên thực tế, một số Quốc gia ký kết vẫn áp dụng Công ước đối với giấy tờ hành chính có vai trò quan trọng trong các hoạt động thương mại liên quốc gia, ví dụ như các giấy phép xuất/nhập khẩu, chứng nhận nguồn gốc, chứng nhận về an toàn và sức khoẻ” .

Về thủ tục chứng nhận, Công ước quy định giấy tờ công thuộc phạm vi điều chỉnh chỉ cần được xác thực thông qua việc dán tem Apostille. Tem này xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ, nhưng không xác nhận nội dung tài liệu.

Về thẩm quyền cấp Apostille, Công ước quy định mỗi quốc gia thành viên có nghĩa vụ chỉ định một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp tem Apostille. 

Về mẫu tem Apostille, mẫu tem Apostille được quy định thống nhất theo Phụ lục của Công ước và có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử (e-Apostille).

2. Về hiệu lực của Công ước và cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam

Theo đoạn 2 Điều 12 của Công ước Apostille, việc gia nhập chỉ có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không đưa ra phản đối việc gia nhập này trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày nhận được thông báo nêu trên (thời hạn 6 tháng tính đến hết ngày 13/7/2026). Theo đoạn 3 Điều 12 của Công ước Apostille, Công ước sẽ có hiệu lực giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không phản đối việc gia nhập của Việt Nam kể từ ngày 11/9/2026. 

Việt Nam đã chỉ định Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp tem Apostille, bao gồm: Cục Lãnh sự (trụ sở tại Hà Nội) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh. 
 

Thông báo chính thức của Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan

3. Kỳ vọng khi gia nhập Công ước Apostille

Việc gia nhập Công ước Apostille phù hợp với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và hội nhập quốc tế mà Đảng và Chính phủ đang triển khai.

Việc gia nhập Công ước Apostille được kỳ vọng sẽ tạo ra bước chuyển biến mạnh mẽ trong việc thực hiện các thủ tục sử dụng các giấy tờ công nước ngoài tại Việt Nam, từ đó, nâng cao vị thế, uy tín và sự tin cậy của Việt Nam trong quan hệ pháp lý quốc tế, đáp ứng khuyến nghị của các tổ chức quốc tế và góp phần cải thiện chỉ số môi trường kinh doanh, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia, thu hút nguồn lực từ bên ngoài. 

Các giấy tờ công của Việt Nam cũng được sử dụng ở nước ngoài một cách thuận lợi hơn, giảm bớt chi phí thời gian, hỗ trợ cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài, người nước ngoài tại Việt Nam... trong đời sống học tập làm ăn lao động xuyên quốc gia.

Trong thời gian tới, các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý cần thiết, chuẩn bị điều kiện thực thi để Công ước Apostille được thực hiện hiệu quả, mang lại lợi ích thiết thực cho người dân, doanh nghiệp./.