Sửa đổi quy định về chứng thực: Giảm tải công việc cho Chủ tịch UBND cấp xã - Bài 2
02:10 13/08/2025
Với mục tiêu giảm tải công việc cho Chủ tịch UBND cấp xã cũng như tạo thuận lợi nhất cho người dân khi có yêu cầu, dự thảo sửa đổi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch cần xem xét chu đáo mọi vấn đề liên quan.
Bài 2: Sửa đổi quy định về chứng thực là cần thiết và mang tính cấp bách
Nên mở rộng thẩm quyền
Tại Kỳ họp thứ 9, Quốc hội khoá XV, góp ý vào dự thảo Luật Tổ chức chính quyền địa phương (sửa đổi), Đại biểu Đỗ Đức Hiển (Đoàn TP Hồ Chí Minh) cũng đã nêu vấn đề, khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp nhiệm vụ, chức năng, phạm vi của cấp xã là rất lớn; khối lượng công việc tăng rất nhiều, địa bàn rộng hơn. “Với cơ cấu hiện nay, Ủy ban nhân dân cấp xã có Chủ tịch, Phó Chủ tịch có phòng chuyên môn hoặc công chức chuyên môn, không phân cấp. Tất cả các công việc giải quyết sẽ phải do Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký. Như vậy sẽ ùn công việc lên cho Chủ tịch và Phó Chủ tịch. Với khối lượng công việc như thế, mục tiêu chúng ta giải quyết công việc của người dân tốt hơn cũng sẽ gặp khó khăn”, Đại biểu nêu vấn đề.
Nêu cụ thể, Đại biểu Đỗ Đức Hiển cho rằng cần nghiên cứu Nghị định của Chính phủ về chứng thực. “Với mô hình mới, khi các nghị quyết về chính quyền đô thị không còn hiệu lực, các nghị định, quy định về vấn đề này cũng không còn hiệu lực thì việc giải quyết công việc phải xử lý rất thấu đáo. Nếu không, công việc sẽ dồn lên cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, làm ách tắc công việc, thủ tục hành chính, nhất là giải quyết các thủ tục hành chính của người dân”, Đại biểu nói.
Nêu cơ chế ủy quyền, ví dụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền cho cán bộ tư pháp hộ tịch để ký chứng thực, đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã, Đại biểu Đỗ Đức Hiển chỉ ra rằng, cán bộ tư pháp hộ tịch không phải thành viên của Ủy ban nhân dân. Do đó, khi làm Nghị định, phải có cơ chế rất rất rõ, ít nhất là bằng văn bản của Chính phủ để giải quyết, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã trong bối cảnh mới.
Luật sư Hà Thị Khuyên, Văn phòng Luật sư Nhân Chính (Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội) khẳng định chứng thực là một trong những hoạt động pháp lý quan trọng trong hệ thống hành chính, giúp bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch của các giao dịch dân sự, hành chính.
Tuy nhiên, tại nhiều địa phương, đặc biệt ở các thành phố lớn, khối lượng hồ sơ yêu cầu chứng thực rất lớn. Trong khi đó, thẩm quyền chứng thực hiện nay vẫn chủ yếu tập trung vào Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã, dẫn đến tình trạng quá tải, gây chậm trễ và phiền hà cho người dân.
Theo đánh giá của Luật sư Hà Thị Khuyên, các quy định hiện hành về chứng thực đã bộc lộ nhiều điểm bất cập, gây khó khăn không chỉ cho người dân, doanh nghiệp mà còn cho cả cơ quan nhà nước và phát sinh chi phí không cần thiết cho xã hội. Do đó, việc sửa đổi quy định về chứng thực là cần thiết và mang tính cấp bách, cần thực hiện một cách toàn diện nhằm giảm bớt thủ tục hành chính, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Từ thực tế đó, Luật sư cho rằng cần phân quyền, phân cấp hợp lý trong việc chứng thực theo hướng mở rộng thẩm quyền chứng thực cho công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã hoặc cho phép cán bộ chuyên trách được thực hiện chứng thực dưới sự ủy quyền của Chủ tịch UBND xã. Việc này sẽ giúp giảm áp lực cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND xã, đảm bảo quy trình chứng thực diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả phục vụ người dân.
Đối với những loại giấy tờ hành chính có nội dung đơn giản, không ảnh hưởng đến quyền tài sản (ví dụ: bản sao hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy khai tử, giấy chứng nhận kết hôn,…), có thể quy định theo hướng cho phép thực hiện chứng thực qua cổng dịch vụ công trực tuyến, không cần đến trụ sở UBND.
Cũng theo Luật sư Hà Thị Khuyên, một trong những nguyên nhân khiến người dân phải đi chứng thực quá nhiều là do các cơ quan, tổ chức yêu cầu hồ sơ giấy tờ bản sao công chứng/chứng thực trong rất nhiều thủ tục. Trong khi đó, các giấy tờ như căn cước công dân, hộ khẩu, bằng cấp… có thể xác minh qua cơ sở dữ liệu điện tử. Do đó, cần rà soát và bãi bỏ những yêu cầu không cần thiết về chứng thực bản sao trong các thủ tục hành chính. Thay vào đó, cho phép sử dụng bản sao scan, bản chụp, bản điện tử kèm theo cơ chế hậu kiểm, nhằm giảm phiền hà cho người dân và doanh nghiệp.
Một giải pháp khác đó là tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ hành chính. Để việc chứng thực hiệu quả và giảm tải công việc cho Chủ tịch UBND xã, phường cần thiết phải tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho các công chức làm công tác chứng thực. Các cán bộ này cần được trang bị kiến thức đầy đủ về pháp luật, các quy trình chứng thực và công nghệ mới để thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác, nhanh chóng. Việc cải cách hoạt động chứng thực không chỉ là cải cách thủ tục hành chính, mà còn là một bước đi quan trọng trong tiến trình hiện đại hóa nền hành chính công vụ, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn.
Nên cắt giảm tối đa các thủ tục hành chính
Luật sư Nguyễn Ngọc Hải, Phó Giám đốc Công ty Luật TNHH Tuệ Thành cho rằng, sau một thời gian triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ (về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch) cũng như Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2025 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực), đặc biệt sau khi tổ chức lại đơn vị hành chính và triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp (01/7/2025) thì trong thực tế cũng đã phát sinh một số vướng mắc, tồn tại. Phổ biến là ở một số địa bàn nhất định (các đơn vị hành chính cấp xã có quy mô dân số lớn, số lượng tổ chức doanh nghiệp nhiều… ) sẽ xuất hiện tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực.
Hiện nay, các địa phương (cấp phường xã) vừa phải gấp rút ổn định về tổ chức bộ máy sau sáp nhập, trong khi thẩm quyền trách nhiệm tăng lên, khối lượng công việc phải giải quyết nhiều. Việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch chỉ là một phần trong các chức năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phương (cấp phường, xã) đang phải thực hiện. Do đó, việc Chủ tịch UBND cấp xã, phường có thể ủy quyền cho các cá nhân, tổ chức sau thực hiện nhiệm vụ chứng thực là một yêu cầu cấp thiết.
Như chúng ta đã biết, ngày 11/7/2025, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn số 4158/BTP-BTTP hướng dẫn về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực sau khi tổ chức lại đơn vị hành chính và triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Trong Công văn này đã có nội dung liên quan đến việc Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho các cá nhân, tổ chức sau thực hiện nhiệm vụ chứng thực: Người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác; Công chức thuộc UBND cấp xã; Việc ủy quyền phải phù hợp với năng lực, điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhằm bảo đảm chất lượng hoạt động chứng thực tại địa phương.
Tuy nhiên, để các địa phương có thể tiến hành việc uỷ quyền thực hiện nhiệm vụ chứng thực cần phải có các quy định, hướng dẫn cụ thể hơn nữa, để vừa đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất của các quy định pháp luật có liên quan, vừa đảm bảo quyền lợi ích các bên. Ví dụ như: việc ủy quyền như vậy có thể giảm tải công việc đối với cá nhân Chủ tịch UBND xã, phường, thế nhưng sẽ làm tăng khối lượng công việc và trách nhiệm của các đối tượng được uỷ quyền hay không? Các đối tượng được uỷ quyền thực hiện có dẫn đến phát sinh các khoản phụ cấp trách nhiệm hay không?
Trên cơ sở thực tế công việc, Luật sư Nguyễn Ngọc Hải cho rằng, bên cạnh tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực, nhất là tại các đơn vị hành chính cấp xã không chỉ do Chủ tịch UBND xã phường bị quá tải khi phải ký chứng thực thì đó còn là ở một số địa bàn nhất định thì còn có tình trạng quá tải của chuyên viên phụ trách (đảm nhiệm) việc tiếp nhận các yêu cầu chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã, phường.
Với quan điểm cá nhân, Luật sư Nguyễn Ngọc Hải cho rằng, biện pháp triệt để là phải đơn giản hóa các thủ tục hành chính của khối cơ quan nhà nước, các quy định riêng của các cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến việc phải cung cấp (nộp) bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản… Bên cạnh đó, phải có các biện pháp để thúc đẩy việc sử dụng hiệu quả các loại thông tin, giấy tờ đã được tích hợp (có sẵn) trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Nhóm Phóng viên