Bước tiến trong tăng tính minh bạch, xác thực của hoạt động công chứng
Đánh giá về sự cần thiết của việc quy định chụp ảnh công chứng viên (CCV) khi chứng kiến việc ký kết văn bản CC, TS Nguyễn Ngọc Bích, Trưởng Bộ môn Luật Hành chính, Trường Đại học Luật Hà Nội cho biết: Lần đầu tiên Luật CC có quy định về việc này, cụ thể tại Điều 50 Luật quy định: Việc ký văn bản CC trước sự chứng kiến của CCV phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ CC. Trên cơ sở Luật thì Nghị định số 104/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật CC đã chi tiết việc chụp ảnh CCV chứng kiến việc ký kết văn bản CC. 
Theo TS Nguyễn Ngọc Bích, quy định này xuất phát từ thực tiễn đã có những vi phạm xảy ra trong hoạt động CC. Một là, tình trạng các CCV không chứng kiến việc ký văn bản CC mà vẫn ghi lời chứng, ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề CC, từ đó cố ý hoặc vô ý tiếp tay cho các hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng như lừa đảo chiếm đoạt tài sản hoặc xác lập các giao dịch “ma” để trốn tránh các nghĩa vụ khác như nghĩa vụ trả nợ, nghĩa vụ thuế…

TS Nguyễn Ngọc Bích.
 

Hai là, các bên của hợp đồng giao dịch lừa dối CCV. Người thực hiện giao dịch không phải là người đứng tên trong các giấy tờ nhà đất, căn cước, hộ chiếu… do các giấy tờ này không dán ảnh hoặc ảnh khó xác định đúng người. Các trường hợp này thường liên quan đến người thân trong gia đình như vợ/ chồng, bố mẹ con, anh chị em… nên khi có tranh chấp xảy ra rất khó giải quyết dứt điểm.
Dưới góc độ quản lý thì các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cũng rất khó kiểm soát việc CC đã diễn ra như thế nào khi không thể chứng kiến trực tiếp việc CC và hồ sơ CC cũng không thể hiện được điều đó, ví dụ nếu hợp đồng trong hồ sơ CC có đầy đủ chữ ký thì cơ quan nhà nước không thể biết được khi ký CC, CCV có ký khống (ký trước khi các bên ký vào hợp đồng) hay không.
Như vậy, quy định này bảo đảm an toàn hơn cho các bên tham gia giao dịch, vừa bảo đảm an toàn cho CCV khi CC và góp phần giúp Nhà nước kiểm soát tốt hơn hoạt động CC.
Đồng tình, Công chứng viên Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội CCV Việt Nam nhấn mạnh, quy định về việc người yêu cầu CC phải chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản, dưới sự chứng kiến trực tiếp của CCV là cần thiết vào thời điểm hiện nay nhằm tăng cường tính minh bạch, bảo vệ quyền lợi các bên và hạn chế tình trạng giả mạo giấy tờ, giả danh người ký. Đây được xem là biện pháp cần thiết để tạo hành lang pháp lý chặt chẽ hơn, bảo đảm quyền lợi của người yêu cầu CC và cả CCV. Ông cũng phân tích thêm, việc chụp hình CCV chứng kiến việc ký kết giao dịch là giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế đã phát sinh trong quá trình thực thi Luật CC 2014 cả từ lý luận và từ thực tiễn trong thời gian vừa qua nhằm bảo đảm cho quy trình CC được thực hiện chặt chẽ, lành mạnh hơn.
Ở góc độ lý luận, CC là hoạt động bổ trợ tư pháp, thông qua việc tạo lập, lưu giữ chứng cứ bằng văn bản để phục vụ cho các hoạt động tố tụng. Việc thu thập hình ảnh là một biện pháp nhằm củng cố cho các chứng cứ được xây dựng nhằm chứng minh cho các tình tiết của văn bản CC, nó hoàn toàn phù hợp với các nguyên tắc và đặc điểm của hoạt động CC, cũng tương tự như việc lấy dấu vân tay điểm chỉ, tra cứu cơ sở dữ liệu, nhận diện sinh trắc học… Luật CC 2014 không quy định về việc quay phim hay chụp ảnh, CCV không có căn cứ thực hiện các biện pháp này để củng cố cho hồ sơ CC, nhất là các trường hợp đặc biệt khi người CC già, yếu, tính mạng bị đe dọa trong các tình huống khẩn cấp.
Ở góc độ thực tiễn thời gian qua, việc CCV không chứng kiến giao dịch, ký treo hồ sơ CC, gian lận về địa điểm CC có chiều hướng gia tăng, gây ra những hậu quả xấu. Có những CCV ký số lượng hồ sơ rất lớn trong năm (đến mức phi lý) cho thấy quy trình CC hiện tại chưa thực sự chặt chẽ trong khi khâu hậu kiểm chưa thể xử lý triệt để các sai phạm. Có những trường hợp CCV cho thuê hồ sơ hợp danh không ký nhưng bị người khác giả chữ ký và đóng dấu văn phòng CC để chứng nhận nhiều hồ sơ mà không biết hoặc biết nhưng không dám tố cáo vì lo sợ trách nhiệm.
Hướng đến việc nâng cao trách nhiệm của CCV
Bên cạnh sự cần thiết, cũng có một số ý kiến băn khoăn về quy định chụp ảnh khi ký văn bản CC như phát sinh thêm thủ tục, xâm phạm quyền riêng tư… 

Công chứng viên Đào Duy An. 
 

Theo ông Đào Duy An, các nhận định cho rằng hoạt động ghi lại hình ảnh khi CC phát sinh thêm thủ tục là chưa chính xác mặc dù nó thêm một công đoạn trong quy trình CC mà CCV phải thực hiện nhưng với người yêu cầu CC là không phát sinh thêm bất cứ thủ tục nào. Nếu phải thực hiện thêm một công việc nào đó để bảo đảm hơn chất lượng của hoạt động CC thì đó là điều nên làm, như việc tra cứu dữ liệu CC hay lấy dấu vân tay điểm chỉ… Thực tế trong quá trình xây dựng Luật CC, việc rút gọn quy trình CC cũng đã được tính đến, những thủ tục được coi là “có cũng được mà không có cũng được” đã được cắt bỏ, như phiếu yêu cầu CC đã được loại bỏ, tiến tới, việc nhận diện sinh trắc học cũng sẽ được áp dụng bằng máy thay cho việc điểm chỉ, hay việc áp dụng quy trình CC điện tử để xóa bỏ khoảng cách và giảm chi phí cho người yêu cầu CC.
Liên quan đến quan điểm cho rằng cần đầu tư thêm thiết bị, nhân viên và chi phí để chụp ảnh là một quan điểm có phần gượng ép. Theo Công chứng viên Đào Duy An, việc này trên thực tế hết sức đơn giản, giống như mọi người vẫn tự chụp ảnh bằng điện thoại mà thôi. Chụp ảnh đăng tải lên mạng xã hội hàng ngày không thấy ai kêu khó vậy tại sao khi tác nghiệp cho công việc cũng hoạt động đó lại kêu khó? Nếu phải in thêm một hai trang giấy A4 trong hồ sơ lưu trữ thì về mặt chi phí cũng không thực sự đáng kể so với hiệu quả mà nó đem lại.
Về quan điểm cho rằng việc chụp ảnh là xâm phạm quyền riêng tư của người yêu cầu CC, ông Đào Duy An cho rằng, đây có lẽ là một nhận định vội vàng bởi có rất nhiều thứ là riêng tư của mỗi cá nhân cần phải bảo vệ, không chỉ có hình ảnh mà còn là thông tin cá nhân, dấu vân tay và các thông tin về giao dịch mà họ tham gia ký kết. Tuy nhiên, những thông tin này đều đã có quy định rõ ràng về bảo mật, người yêu cầu CC đều phải cung cấp khi thực hiện bất cứ giao dịch CC nào, thậm chí là các giao dịch dân sự bình thường khác như việc chấm công tự động, việc đăng ký sim điện thoại, giao dịch ngân hàng…, mọi người đều phải cung cấp các thông tin để phục vụ cho giao dịch đó. Ngoài ra, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân được quy định chi tiết tại Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.
“Các CCV chân chính luôn hướng tới yếu tố an toàn, họ cần cơ sở pháp lý cụ thể cho phép họ tự bảo vệ mình trước các rủi ro pháp lý có thể đến từ bất cứ nguồn nào. Gần đây không ít vụ kiện diễn ra theo hướng bất lợi cho CCV khi CCV bị “tố” không trực tiếp chứng kiến các bên ký hợp đồng, cá biệt có trường hợp người “tố” CCV chính là người làm chứng trong giao dịch đó. Khi chứng nhận di chúc hoặc các giao dịch với người già, người bệnh hoặc các giao dịch có nguy cơ cao xảy ra tranh chấp, việc thu thập thêm các chứng cứ củng cố cho hồ sơ là thực sự cần thiết, nó cần được ghi nhận như một quyền của CCV khi tác nghiệp”, Công chứng viên Đào Duy An lý giải.
TS Nguyễn Ngọc Bích cũng chia sẻ, việc bị chụp ảnh khi tham gia giao dịch có thể gây nên những phiền hà nhất định cho người dân, trong đó nhiều ý kiến lo ngại về quyền riêng tư có bị ảnh hưởng, thông tin có lộ, lọt trong quá trình CC hay không.
Tuy nhiên, theo quy định của Luật CC, ảnh chụp hay toàn bộ hồ sơ CC đều được bảo quản, lưu trữ theo các quy định của pháp luật CC (Điều 68). Bên cạnh đó, Luật CC xác định nghĩa vụ của CCV (Điều 18), tổ chức hành nghề CC (Điều 36) phải giữ bí mật về nội dung CC; Luật cũng nghiêm cấm CCV, tổ chức hành nghề CC “tiết lộ thông tin về nội dung CC” (Điều 9). 
Lợi ích của việc chụp ảnh và lưu hồ sơ CC có giá trị xác nhận cao hơn, minh bạch hơn về việc giao dịch đó thực sự đã được xác lập giữa các bên với sự chứng kiến của CCV và đúng theo quy định của pháp luật. Qua đó, hạn chế các hành vi lừa đảo của một bên với bên còn lại trong giao dịch; hạn chế việc các bên trong giao dịch “bắt tay” với nhau để lừa đảo, gian dối với bên thứ 3 không tham gia giao dịch; hạn chế việc các bên lừa dối CCV và hạn chế việc các bên thiết lập giao dịch không hợp pháp để né tránh các nghĩa vụ với nhà nước.
Với các lý do trên, TS Nguyễn Ngọc Bích khẳng định, quy định về chụp ảnh giúp CCV tránh được những rủi ro trong hoạt động của mình. Nhưng quan trọng hơn cả là sẽ buộc CCV phải thực hiện hoạt động CC đúng quy định của pháp luật. CCV không thể làm tắt các bước trong quy trình, không thể vì quen, thân mà có thể bỏ qua các khâu của thủ tục, đặc biệt là chứng kiến trực tiếp các bên của giao dịch, hợp đồng ký vào giao dịch, hợp đồng để xác lập giá trị pháp lý cho giao dịch, hợp đồng đó.
Nhưng bà Nguyễn Ngọc Bích lưu ý, quy định về việc chụp ảnh không phải “đũa thần” có thể ngăn chặn hết được gian dối, lừa đảo trong giao dịch, ngăn chặn được những vi phạm của CCV vì với sự tiến bộ của công nghệ như hiện nay việc tạo ra một bức ảnh “giả” là có khả năng, vì vậy vẫn cần trách nhiệm, đạo đức trong hành nghề của CCV.