Qua ghi nhận thực tế vào chiều 18/8, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Kon Tum (tỉnh Quảng Ngãi), lượng người dân đến làm các thủ tục hộ tịch khá đông. Ông Trần Trung Hiếu, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Kon Tum cho biết: Từ khi đi vào hoạt động ngày 01/7 đến nay, Trung tâm đã tiếp nhận 406 hồ sơ liên quan đến lĩnh vực hộ tịch (bao gồm các thủ tục đăng ký khai sinh, khai tử, xác định tình trạng hôn nhân, đăng ký kết hôn, cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi...), trong đó tiếp nhận trực tuyến 369 hồ sơ, trực tiếp 37 hồ sơ; đã giải quyết 403 hồ sơ, 3 hồ sơ bị rút.
 

Theo ông Hiếu, trong những ngày đầu, phần mềm quản lý hộ tịch đôi khi bị lỗi hoặc quá tải, cán bộ phải nhập hồ sơ nhiều lần, có lúc vừa làm trên phần mềm vừa lập thêm hồ sơ giấy. Ngoài ra, việc thay đổi tên đơn vị hành chính và địa giới sau sáp nhập càng khiến dữ liệu điện tử không đồng bộ, chuyên viên phụ trách Tư pháp - Hộ tịch gặp khó trong việc tra cứu, cập nhật. 

“Trong những ngày đầu triển khai, người dân phải chờ đợi khá lâu nên sốt ruột, có trường hợp Trung tâm buộc phải hẹn lại nhiều lần vì phần mềm liên tục phát sinh lỗi khiến cán bộ rất khó khăn trong xử lý hồ sơ. Tuy nhiên, thời gian gần đây, khi Sở Tư pháp có văn bản hướng dẫn và có sự hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, hệ thống đã dần vận hành ổn định, hồ sơ được xử lý trực tuyến đầy đủ và bảo đảm trả hồ sơ đúng hạn”, ông Hiếu nói.

Ông Vũ Văn Hinh (trú phường Kon Tum), một người dân đến làm thủ tục tư pháp, cho biết trước đây ông đã thử đăng ký trực tuyến nhưng phần mềm liên tục báo lỗi, khiến việc thực hiện không thành công. Cuối cùng, ông phải chuyển sang nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm và chờ hẹn trả kết quả, mất nhiều thời gian đi lại và bất tiện hơn so với kỳ vọng. Ông bày tỏ chỉ mong muốn hệ thống sớm duy trì ổn định để người dân thực sự được hưởng những lợi ích thiết thực từ cải cách hành chính điện tử.
 

Tình trạng trục trặc tương tự từng xảy ra tại phường Đăk Cấm. Bà Trần Thị Yến Vi, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phường Đăk Cấm cho biết: “Ban đầu, nhiều hồ sơ khai tử bị nghẽn dữ liệu, ký số gặp trục trặc khiến việc trả kết quả chậm, người dân phải đi lại nhiều lần. Nhưng hiện nay, nhờ có hỗ trợ kỹ thuật và tập huấn thao tác, cán bộ đã làm chủ phần mềm, số lượng hồ sơ giải quyết đúng hạn chiếm đa số, người dân cũng yên tâm hơn.”

Không chỉ ở hai phường trung tâm, xã Ngọk Bay cũng gặp nhiều vướng mắc khi phần mềm chưa cập nhật đủ dữ liệu hộ tịch của ba xã cũ sau sáp nhập. Bà Lê Thị Nguyệt, cán bộ phụ trách Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Ngọk Bay cho biết, trong quá trình vận hành có những thời điểm cán bộ xã gặp khó khăn vì hệ thống không thể tra cứu được thông tin công dân toàn quốc, đặc biệt là khi người dân đến yêu cầu cấp trích lục hoặc bản sao khai sinh.

Ngoài ra, phần mềm hộ tịch điện tử cũng còn thiếu các chức năng như đăng ký nuôi con nuôi, thay đổi hoặc cải chính thông tin, khiến công chức phải xử lý thủ công, ảnh hưởng hiệu quả công việc và quyền lợi người dân. Để giải quyết, cán bộ buộc phải quay lại kiểm tra bằng phương pháp thủ công, vừa tốn nhiều thời gian vừa dễ phát sinh sai sót, gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ xử lý hồ sơ.

Theo bà Nguyệt, đối với các lỗi hệ thống này, xã đã chủ động hướng dẫn người dân để họ yên tâm, đồng thời kịp thời kiến nghị lên cấp trên và tin tưởng rằng trong thời gian tới những vướng mắc sẽ sớm được khắc phục. Bà Nguyệt cũng cho rằng việc lắng nghe phản ánh từ cơ sở và xử lý nhanh những lỗi phát sinh sẽ giúp tạo niềm tin cho người dân, đồng thời giảm áp lực cho đội ngũ cán bộ Tư pháp - Hộ tịch khi thực hiện nhiệm vụ hằng ngày.