Vướng mắc trong sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch

Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phiên bản mới được triển khai từ ngày 1/7/2025 theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp với sự phối hợp đồng bộ của nhiều bên gồm: Bộ Tư pháp; Văn phòng Chính phủ; Bộ Công an; Bộ Khoa học và Công nghệ và các địa phương. Tuy nhiên, do thời gian triển khai rất gấp đã gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện.

Theo ghi nhận của chúng tôi tại Hà Tĩnh, lĩnh vực hộ tịch là một trong những dịch vụ công được ưu tiên đưa lên môi trường trực tuyến. Người dân có thể đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử hay các thủ tục khác thông qua phần mềm hộ tịch điện tử mà không phải nộp nhiều loại giấy tờ, hạn chế tình trạng đi lại. Tuy nhiên, vừa qua khi triển khai tại cơ sở vẫn còn không ít khó khăn do vướng mắc, đặc biệt là sau khi triển khai phần mềm mới.
 

Ông Lê Văn Lĩnh, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh cho biết: “Trong quá trình thực hiện cán bộ tư pháp gặp không ít khó khăn khi gặp các lỗi chủ yếu là phần mềm hộ tịch khai sinh, khai tử hệ thống chưa đổ về hết; phần cải chính hộ tịch chưa lưu chính thức được vào phần mềm; sửa sai sót thông tin cũ hiện nay chưa sửa được. Phần mềm hộ tịch điện tử hay bị lỗi nên cấp sổ định danh cá nhân cho trẻ em còn chậm”.

Ông Lĩnh chia sẻ thêm: Phần mềm hộ tịch mới hiện chưa có nhập dự liệu cũ và thống kê báo cáo nên khó khăn trong cấp các bản sao hộ tịch trên phần mềm. Nếu muốn làm nhanh, hiệu quả đòi hỏi phải có chức năng này. Còn không cán bộ phải mở sổ viết tay để trích lục làm thì sẽ chậm so với quy định.

Cũng theo ông Lĩnh, để giải quyết vướng mắc này, ngoài yếu tố hoàn thiện phần mềm, xử lý lỗi thì cần mở lớp tập huấn về công tác hộ tịch. Vì từ khi triển khai đến nay cán bộ cơ sở mới được tập huấn 2 buổi trực tuyến nên nhiều vướng mắc chưa được giải đáp hết được.

Ông Nguyễn Văn Sáu, Chủ tịch UBND xã Thạch Hà cho biết: Xã Thạch Hà, Hà Tĩnh được sáp nhập từ ba đơn vị hành chính gồm thị trấn Thạch Hà, xã Thạch Long và xã Thạch Sơn. Sau khi sáp nhập xã Thạch Hà có hơn 31.000 người với 31 tổ dân phố. Hiện, ở xã có 3 cán bộ phục trách lĩnh vực Tư pháp, hộ tịch, mỗi ngày trung bình giải quyết TTHC liên quan đến lĩnh vực này từ 15-20 bộ hồ sơ. Tuy nhiên, thời gian qua xử lý hồ sơ trên phần mềm gặp lỗi, cán bộ tư pháp phải làm ngoài giờ để kịp tiến độ, thời gian nên rất áp lực.
 

Bà Trần Thị Hải Vân, Trưởng phòng Hành chính và bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp Hà Tĩnh) cho biết: Ngoài vấn đề vướng mắc, lỗi liên quan đến chức năng của hệ thống phần mềm, thì sau khi thực hiện chính quyền 2 cấp, các nhiệm vụ của cấp huyện chuyển về cấp xã. Tuy nhiên, các thủ tục này lần đầu cấp xã tiếp cận và giải quyết do đó còn nhiều lúng túng.

Lập nhóm Zalo gỡ vướng

Bà Trần Thị Hải Vân, Trưởng phòng Hành chính và bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp Hà Tĩnh) cho biết, nhận định quá trình triển khai TTHC hộ tịch điện tử sau khi thực hiện chính quyền 2 cấp sẽ gặp khó khăn. Ngay đầu tháng 6 năm 2025, Sở Tư pháp Hà Tĩnh đã thành lập 2 đoàn công tác để giải quyết vướng mắc từ cơ sở, đồng thời lập đường dây nóng tại 69 xã phường sau sáp nhập. Đặc biệt, tại Hà Tĩnh lập nhóm Zalo “Dịch vụ công liên thông Hà Tĩnh - C06 Bộ Công an” kết nối với các phòng chuyên môn Bộ Công an, kỹ thuật phần mềm dịch vụ công liên thông, kỹ thuật phần mềm 1 cửa của tỉnh và cán bộ chuyên môn Sở Tư pháp.

Bà Nguyễn Thị Thảo, chuyên viên Phòng Hành chính và bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp Hà Tĩnh) cho biết: Trong tháng 7 vừa qua, trung bình mỗi ngày nhóm Zalo này nhận được từ 50-60 tin nhắn từ cán bộ tư pháp cơ sở nhờ hỗ trợ, qua đó mọi việc được xử lý nhanh, hiệu quả.  Bà Thảo chia sẻ thêm về cách làm: Từ cán bộ tư pháp địa phương vướng mắc gì nhắn lên nhóm, cung cấp thông tin lỗi, vướng mắc ở khâu nào thì ngay lập tức, đầu mối ở Sở Tư pháp và đầu mối kỹ thuật phân loại vướng mắc. Từ đó có câu trả lời kịp thời cho cơ sở gỡ vướng làm kịp tiến độ hồ sơ.
 

Ông Lê Văn Lĩnh, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã Thạch Hà cho biết: “Thời gian qua, nếu không có nhóm Zalo gỡ vướng này thì rất khó khăn cho cán bộ tư pháp. Khi cán bộ tư pháp, hộ tịch tiếp nhận hồ sơ, hệ thống phần mềm điện tử bất ngờ báo lỗi, không thể cập nhật dữ liệu. Nếu như trước đây, tình huống này có thể khiến hồ sơ bị “treo” nhiều giờ, nhiều ngày thì nay chỉ sau vài phút nhắn tin vào nhóm Zalo hỗ trợ gỡ vướng mắc đã được cán bộ chuyên trách của Sở Tư pháp và chuyên gia phản hồi và hướng dẫn cách xử lý”.

Theo thống kê từ Sở Tư pháp Hà Tĩnh,  trong 7/2025 có ngày nhóm Zalo đã tiếp nhận và xử lý 300 tin nhắn hỏi xử lý vướng mắc, chủ yếu liên quan đến lỗi phần mềm, cập nhật dữ liệu... Nhiều tình huống được xử lý trong ngày, góp phần rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết hồ sơ. Không chỉ là nơi giải đáp thắc mắc, nhóm Zalo còn là kênh phổ biến nhanh chóng các văn bản chỉ đạo, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ. Khi có văn bản mới của Bộ Tư pháp hoặc UBND tỉnh, cán bộ Sở lập tức đăng tải lên nhóm để toàn hệ thống nắm bắt và áp dụng.