Đơn cử như ở phường Lâm Viên - Đà Lạt, chị Phan Thị Hồng Yến và chị Trần Thị Tuyết Nhung, chuyên viên văn phòng phụ trách lĩnh vực hộ tịch cho biết: Về thiết kế chung, phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch còn thiếu khoa học, chẳng hạn như các trường thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh được thiết kế tách biệt gây bất tiện khi nhập dữ liệu, mất nhiều thao tác. Thay vì gõ liền mạch họ tên thì cán bộ nhập dữ liệu phải nhấp chuột chọn vào các ô nhỏ họ, tên đệm, tên chính nên vừa tốn kém thời gian, vừa dễ sai sót.

Quá trình vận hành phần mềm, các chuyên viên phường Lâm Viên - Đà Lạt cũng gặp không ít khó khăn do lỗi kỹ thuật. Dẫn chứng như trường thông tin cải chính hộ tịch trên phần mềm sau khi thực hiện xong không cho lưu nên không in được trích lục. Bởi vậy, chuyên viên phải thực hiện một file riêng rồi in bản giấy, trình lãnh đạo ký trực tiếp.
 

Hay trường thông tin ghi chú ly hôn có quá nhiều thông tin bắt buộc mà người yêu cầu thủ tục không thể cung cấp được khi bên còn lại (vợ hoặc chồng) không hợp tác cung cấp giấy tờ cá nhân: “Trong khi trên trích lục ghi chú ly hôn chỉ hiển thị thông tin của người yêu cầu cấp trích lục, do đó bắt buộc phải cung cấp thông tin bên còn lại là không cần thiết, gây khó khăn cho người dân. Nếu không điền đầy các thông tin bắt buộc thì phần mềm không cho thực hiện thao tác, những trường hợp này chúng tôi phải thực hiện thủ công”, chị Yến cho hay.
 

Vướng mắc nữa là phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch mặc dù đã liên thông với Cổng dịch vụ công quốc gia nhưng dữ liệu đồng bộ chưa thực sự thông suốt, có lúc còn gián đoạn. Chẳng hạn như tiếp nhận 1 hồ sơ từ Cổng dịch vụ công nhưng khi sang phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch thì “nhảy” thành 2 hồ sơ.

Chưa hết, khi thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, mặc dù có mục tìm kiếm nhưng chưa tra cứu được dữ liệu toàn quốc mà chỉ mới tìm được dữ liệu trong nội bộ phường; ở mục ngày cấp nếu gõ trực tiếp ngày tháng thì có lúc hệ thống không lưu được mà bắt buộc phải kích chọn vào lịch điện tử gây mất thời gian.

Quá trình giải quyết thủ tục hành chính về lĩnh vực hộ tịch, các chuyên viên như chị Yến, chị Nhung cũng gặp khó khăn trong phối hợp. Ví dụ khi tiến hành xác minh tình trạng hôn nhân theo thời hạn giải quyết chỉ 5 ngày, tuy nhiên khi cần xác minh thông tin ở phường, xã, tỉnh khác nếu cán bộ hộ tịch ở nơi đó thiếu phối hợp cũng không thể thực hiện được. Trong tình huống này bắt buộc nơi thực hiện thủ tục hành chính phải gửi văn bản giấy yêu cầu phối hợp xác minh thông tin, nếu không nhận được phản hồi thì người dân phải chờ hết 20 ngày để làm cam đoan mới được cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
 

Phường Lâm Viên - Đà Lạt được hình thành trên cơ sở sáp nhập 3 phường cũ của TP Đà Lạt trước đây. Toàn phường có hơn 70.000 dân, 2 chuyên viên được giao phụ trách lĩnh vực hộ tịch nên những vướng mắc, bất cập của phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch đã khiến việc giải quyết thủ tục hành chính liên quan tới hộ tịch gặp nhiều khó khăn, không thể bảo đảm tiến hộ, hiệu quả giải quyết công việc theo quy định.

Trong 2 báo cáo mới đây gửi Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Lâm Đồng, UBND phường Lâm Viên - Đà Lạt cho biết phầm mềm đăng ký, quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp hoạt động không ổn định, thường xuyên xảy ra lỗi, lãnh đạo phường không thể ký số; khi tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực hộ tịch không đồng bộ về phần mềm hộ tịch, dẫn đến không thể giải quyết hồ sơ.

Những vướng mắc, bất cập của phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch cũng gây ra nhiều khó khăn trong giải quyết thủ tục hành chính ở xã biên giới Quảng Trực, tỉnh Lâm Đồng. Ông Nguyễn Cát Ngọc Sơn, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quảng Trực cho biết, do hạn chế của phần mềm nên người dân cũng như cán bộ xã đang gặp khó khi giải quyết các thủ tục liên quan tới hộ tịch.
 

Bất cập lớn nhất là dữ liệu trên phần mềm chưa được liên thông hoàn toàn nên cán bộ xã không thể tra cứu dữ liệu, giải quyết nhanh thủ tục hành chính: “Ví dụ một người dân đăng ký kết hôn ở tỉnh Quảng Trị hiện đang sống tại xã Quảng Trực có như cầu được cấp trích lục đăng ký kết hôn chẳng hạn, nếu phần mềm liên thông dữ liệu thông suốt thì cán bộ xã Quảng Trực có thể tra cứu dữ liệu, cấp ngay cho người dân, thay vì phải gửi văn bản xác minh, rất mất thời gian”, ông Sơn nói và cho biết, một số thủ tục liên quan tới lĩnh vực hộ tịch khi thao tác trên phần mềm không thể ký số.

Theo ghi nhận của PV, không chỉ ở phường Lâm Viên - Đà Lạt, xã Quảng Trực mà hầu hết các xã, phường, đặc khu tỉnh Lâm Đồng đều gặp những vướng mắc nêu trên khi giải quyết công việc trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch.