Ngày 18/8, chúng tôi có mặt tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (TTPVHCC) xã vùng cao Quỳ Châu (Nghệ An) khoảng 9 giờ sáng, đã có rất nhiều người dân đến giao dịch. Đội ngũ cán bộ, công chức xã có mặt từ sớm, chủ động tiếp nhận và giải quyết TTHC cho người dân.

 Phần mềm đôi khi bị chậm hoặc lỗi

Xã Quỳ Châu (Nghệ An) được hợp nhất từ thị trấn Tân Lạc, xã Châu Hạnh, xã Châu Hội, xã Châu Nga (thuộc các xã của huyện Quỳ Châu cũ). TTPVHCC đóng tại trụ sở Tòa án nhân dân cũ, còn trụ sở UBND xã Quỳ Châu đóng tại Cơ quan khối dân cũ. Theo thống kê từ ngày 1/7 đến nay, bộ phận một cửa Tư pháp xã Quỳ Châu tiếp nhận và giải quyết 288 hồ sơ liên quan đến lĩnh vực hộ tịch, 776 trường hợp chứng thực.

Chị Vi Thị Ngọc (trú tại bản Tà Lạnh, xã Quỳ Châu) đến công chứng một số giấy tờ cá nhân chia sẻ: Tôi đến TTPVHCC để công chứng một số giấy tờ cá nhân từ khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp thấy cán bộ hướng dẫn nhiệt tình vì tôi không biết dùng máy tính hay điện thoại. Mặc dù người dân đến làm thủ tục đông nhưng ai cũng có ý thức xếp hàng, đến lượt ai thì người đó làm, không có tình trạng chen ngang.
 

Bà Sầm Thị Thúy Hằng, công chức Tư pháp - Hộ tịch xã Quỳ Châu cho biết: Sau khi thực hiện chính quyền 2 cấp, phần mềm hộ tịch cũng có sự thay đổi về  cấu hình, giao diện. Phần mềm hộ tịch điện tử mới có thêm phần tra cứu Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống thông tin khác, tạo sự đồng bộ và thống nhất thông tin công dân trên toàn quốc. Phần mềm giúp chuẩn hóa dữ liệu, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công hoặc trùng lặp thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu hộ tịch.

Tuy nhiên, phần mềm quản lý hộ tịch đôi khi bị chậm, lỗi hoặc quá tải, đặc biệt trong các đợt cao điểm hoặc khi cần nhập dữ liệu lớn (ví dụ: số hóa sổ hộ tịch cũ). Điều này làm gián đoạn và kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

Phần mềm hộ tịch vẫn chưa hoàn thiện đang thiếu một số thủ tục như thay đổi bổ sung, cải chính hộ tịch..., sổ đăng ký khai tử đang lỗi. Phần mềm tiếp nhận dịch vụ công và phần mềm hộ tịch chưa đồng bộ đang lỗi khi cập nhật sang phần mềm hộ tịch.

Do Trung tâm và Trụ sở UBND xã không ở cùng một trụ sở, nên khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ của công dân tại TTPVHCC thì phải đưa qua UBND xã để kiểm tra đóng dấu, rồi mới quay lại để trả kết quả.

Đã có tiến bộ dù thời hạn trả kết quả chưa như mong đợi

Rời TTPVHCC xã Quỳ Châu, chúng tôi ngược lên TTPVHCC xã Tri Lễ - là một xã biên giới tiếp giáp nước bạn Lào của tỉnh Nghệ An. 

Ông Mong Văn Trung, Chuyên viên Tư pháp - Hộ tịch xã Tri Lễ cho biết: Xã Tri Lễ được hợp nhất bởi xã Nậm Nhóng và xã Tri Lễ cũ.  Đặc điểm địa bàn vùng núi có địa hình chia cắt, khí hậu đa dạng theo độ cao, hệ sinh thái phong phú nhưng thường khó khăn hơn trong phát triển kinh tế và giao thông. Trình độ dân trí còn thấp, hạn chế về công nghệ thông tin nên việc vận hành chính quyền địa phương 2 cấp gặp không ít những khó khăn. Những người dân ở vùng sâu, vùng xa, người có trình độ hạn chế về công nghệ thông tin hoặc người cao tuổi gặp khó khăn hơn trong việc tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến. Điều này khiến họ vẫn phải phụ thuộc vào các thủ tục giấy tờ truyền thống.
 

Việc sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch mang lại nhiều thuận lợi như tăng tính minh bạch và chính xác, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả công việc cho cán bộ và tạo sự tiện lợi cho người dân.

Theo ông Mong Văn Trung, vẫn còn những vướng mắc khi đăng ký, quản lý hộ tịch, vướng mắc tập trung vào các nhóm sau: Lỗi liên quan đến chức năng của Hệ thống phần mềm; chỉ có các nghiệp vụ hộ tịch thiết yếu; lỗi tra cứu dữ liệu; vướng mắc về kết nối, chuyển hồ sơ, dữ liệu giữa Phần mềm dịch vụ công liên thông; Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh; Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử là do Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của địa phương mới chuyển đổi còn hạn chế, nhiều trường hợp đồng bộ, chuyển dữ liệu tin hoặc tiếp nhận kết quả bị lỗi. 

Chị Lang Thị Ánh (trú tại xã Tri Lễ) cho biết, đến TTPVHCC để làm đăng ký khai sinh cho con, nhưng thấy bên Tư pháp hẹn trả kết quả bảo hiểm y tế sau 10 ngày, chị thấy trả kết quả như vậy là hơi lâu.

Ông Mong Văn Trung cho biết: "Phần mềm đăng ký khai sinh chưa tự đồng bộ với hệ thống bên BHXH và liên thông nơi thường trú bên Công an, nên việc trả BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi còn còn chậm. Về các vấn đề vướng mắc lỗi Hệ thống, chúng tôi hướng dẫn người dân và cũng nhận được sự chia sẻ. Chúng tôi cũng đã có kiến nghị với cấp trên về các vướng mắc, chắc trong thời gian tới sẽ được khắc phục".

Dù còn nhiều khó khăn về hạ tầng, công nghệ và nhân lực, song với sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ cơ sở, cùng sự đồng hành, chia sẻ từ người dân, quá trình triển khai hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch phiên bản mới ở các xã vùng cao Nghệ An đang dần đi vào nền nếp. Đây không chỉ là bước chuyển quan trọng trong cải cách hành chính, mà còn là tiền đề để đưa dịch vụ công đến gần hơn với người dân miền núi, biên giới - nơi mà mỗi đổi thay đều mang ý nghĩa lớn lao.