Theo Quyết định, các dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) đủ điều kiện khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ TTHC gồm: Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử. Các giấy tờ hộ tịch khác: Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con; Giấy chứng nhận đăng ký nhận nuôi con nuôi; Trích lục đăng ký giám hộ, Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ, Trích lục đăng ký giám sát giám hộ, Trích ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, Trích lục ghi chú kết hôn, Trích lục ghi chú ly hôn, Trích lục ghi vào sổ việc hộ tịch khác.

Mục tiêu là thay thế hoặc cắt giảm thành phần hồ sơ trong các TTHC bằng việc khai thác hoặc sử dụng dữ liệu tương ứng có trong CSDLHTĐT. Yêu cầu đặt ra là tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin, các quy định về quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến dữ liệu, bí mật đời tư; tuân thủ các quy định, hướng dẫn kỹ thuật về trao đổi dữ liệu và các nguyên tắc, quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị; phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Bộ Tư pháp.

Quyết định 3458 nêu rõ các trường thông tin được chia sẻ bao gồm: Thông tin về việc đăng ký khai sinh (Họ, chữ đệm, tên của người được đăng ký khai sinh; Ngày, tháng, năm sinh; Giới tính, nơi sinh, quê quán; Dân tộc; Quốc tịch; Số định danh cá nhân; Họ, chữ đệm, tên, số định danh cá nhân của người mẹ; Họ, chữ đệm, tên, số định danh cá nhân của người cha; Số Giấy khai sinh, cơ quan đăng ký khai sinh; Ngày, tháng, năm đăng ký; Thông tin về việc đăng ký khai tử (Họ, chữ đệm, tên; Ngày, tháng, năm sinh; Số định danh cá nhân; Giới tính; Dân tộc; Quốc tịch; Nơi cư trú; Giấy tờ tùy thân; Nơi đăng ký khai tử; Ngày, tháng, năm đăng ký); Thông tin về việc đăng ký kết hôn (Họ, chữ đệm, tên người vợ; họ, chữ đệm, tên người chồng; Ngày, tháng, năm sinh; Dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú; Giấy tờ tùy thân; Ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân; Nơi đăng ký kết hôn); Thông tin về việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Họ, chữ đệm, tên của người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Ngày, tháng, năm sinh; Số định danh cá nhân; Giới tính; Dân tộc; Quốc tịch; Nơi cư trú; Tình trạng hôn nhân).

Dữ liệu trên được chia sẻ để khai thác, sử dụng theo mức độ hoàn thiện của CSDL theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ quy định cắt giảm, đơn giản hóa TTHC dựa trên dữ liệu.

Cũng theo Quyết định, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm rà soát, tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC thuộc phạm vi quản lý nhà nước của ngành, lĩnh vực; các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp tỉnh, UBND cấp xã trên cơ sở khai thác dữ liệu có trong CSDLHTĐT, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 7 Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP. Trên cơ sở Tài liệu kết nối của Bộ Tư pháp điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp Bộ, cấp tỉnh, bảo đảm kết nối phù hợp để thực hiện khai thác dữ liệu hộ tịch theo yêu cầu quản lý nhà nước và theo quy định pháp luật.

Bộ Tư pháp ban hành Tài liệu kết nối, khai thác chia sẻ thông tin giữa CSDLHTĐT với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp Bộ, cấp tỉnh và Phụ lục một số vấn đề cần lưu ý trong quá trình triển khai.

Trong đó, theo Phụ lục, Bộ Tư pháp lưu ý các dữ liệu do Bộ Tư pháp công bố được khai thác sử dụng thay thế bản giấy Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử trong quá trình giải quyết TTHC thuộc phạm vi quản lý của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh, thành phố.

Các dữ liệu khác có trong CSDLHTĐT: dữ liệu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; dữ liệu đăng ký nhận cha, mẹ, con; dữ liệu đăng ký nhận nuôi con nuôi; dữ liệu đăng ký giám hộ, dữ liệu đăng ký chấm dứt giám hộ, dữ liệu đăng ký giám sát giám hộ có thể sử dụng để thay thế giấy tờ trong giải quyết TTHC của Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh, thành phố theo lộ trình nêu trên.

Trường hợp CSDLHTĐT không có thông tin mà công dân vẫn còn bản chính giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong CSDLHTĐT không thống nhất với giấy tờ hộ tịch mà công dân cung cấp, cơ quan tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn công dân liên hệ UBND cấp xã nơi đăng ký hộ tịch trước đây hoặc UBND cấp xã nơi cư trú để cập nhật/điều chỉnh thông tin trong CSDLHTĐT theo quy định pháp luật hộ tịch.

Trước khi tiến hành kết nối, chia sẻ dữ liệu, đề nghị Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND các tỉnh, thành phố có văn bản trao đổi, thống nhất với Bộ Tư pháp về phạm vi, hình thức, cấu trúc dữ liệu kết nối, trách nhiệm của các bên trong việc bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về CSDLHTĐT, đăng ký hộ tịch trực tuyến và thực hiện kiểm thử trước khi kết nối chính thức giữa các hệ thống.